Hướng dẫn tách tên, họ và tên đệm trong excel [Có hình ảnh]

Hướng dẫn tách tên, họ và tên đệm trong excel? Bạn tìm kiếm thông tin về . Kỵ Sĩ Rồng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn. Hi vọng sẽ hữu ích với bạn. Nào chúng ta bắt đầu thôi

Hướng dẫn 4 cách tách tên trong Excel để tách họ, tên đệm và tên đệm

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của người học Excel là “làm thế nào để tách họ, tên và tên đệm trong một ô?”. Để giúp bạn trả lời câu hỏi này, Gitiho đã tổng hợp 4 phương pháp tách   tên trong Excel trong bài viết hôm nay.

Excel Ultimate – Trở thành Thạc sĩ Excel trong 16 giờ

Có nhiều cách để bạn có thể tách họ và tên trong Excel. Bạn chọn phương pháp nào tùy thuộc vào cấu trúc dữ liệu trên trang tính và kết quả cần phải là tĩnh hay động. Hãy cùng tìm hiểu cách tách tên trong Excel ngay dưới đây! So sánh tên trong Excel với văn bản trong cột

Tính năng của text to column là gì?

Văn bản thành cột là một tính năng trong Excel được sử dụng để chia dữ liệu trong một ô Excel thành các phần riêng biệt và hiển thị chúng trong các cột khác. Đây là cách dễ nhất để gạch nối họ và tên trong Excel vì bạn không cần viết công thức Excel.

So sánh tên trong Excel với văn bản thành cột

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây. In Cột A là danh sách họ và tên. Yêu cầu đối với bảng dữ liệu là tách họ, tên đệm và tên lần lượt thành các cột B, C, D.

Dưới đây là các bước để thực hiện tách tên trong Excel bằng tính năng Văn bản thành Cột:

  • Bước 1 Chọn   toàn bộ phạm vi dữ liệu được tách (A2: A8).
  • Bước 2:   Chuyển đến tab Dữ liệu> nhóm Công cụ dữ liệu> Văn bản thành cột.
  • Bước 3:   Hộp thoại Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột xuất hiện. Bạn thực hiện theo trình tự các bước sau:

1. Bước 1/3: Đánh dấu vào ô Delimited (cho phép sử dụng dấu cách làm dấu phân cách). Sau đó nhấn Next để sang bước tiếp theo.

2. Bước 2/3: Chọn hộp kiểm Spaces. Sau đó nhấn Next để sang bước tiếp theo.

3. Bước 3/3: Điền vào ô B2 trong trường Mục tiêu. Hệ thống hiểu rằng đây là ô đầu tiên trong phạm vi cần hiển thị kết quả tách họ và tên trong Excel. Sau đó bấm Hoàn tất để hoàn thành bước 3.

Tất cả các bước trên sẽ ngay lập tức tách họ, tên đêm, tên ở cột A lần lượt thành các cột B, C, D. Kết quả như hình bên dưới.

Lưu ý:   Nếu vùng hiển thị kết quả     đã có dữ liệu sau khi tách tên trong Excel thì hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo. Bạn có thể chọn “OK” để ghi đè dữ liệu hoặc “Cancel” để hủy thao tác “Văn bản thành cột”.

Khi bạn sử dụng tính năng Text to Columns để tách họ và tên trong Excel, bạn cần chú ý những điểm sau:

  • Kết quả của việc tách dữ liệu trong một ô Excel từ hàm Văn bản thành Cột là một kết quả tĩnh, có nghĩa là bạn phải lặp lại các bước từ đầu như trước nếu bạn muốn có kết quả ban đầu.
  • Nếu bạn chỉ muốn trích xuất họ, tên đệm hoặc họ từ danh sách, bạn có thể bỏ qua các cột bạn không muốn sử dụng trong bước 3/3 của màn hình Trình hướng dẫn Văn bản thành Cột.

Để thực hiện việc này, hãy chọn cột để bỏ qua trong phần Xem trước và chọn hộp kiểm Không nhập (bỏ qua) cột. Bạn sẽ thấy cột có nhãn “Bỏ qua Cột” trong phần Xem trước.

Nếu bạn không chỉ định một ô trong trường “Mục tiêu”, chức năng “Văn bản thành Cột” sẽ tự động tách dữ liệu trong một ô Excel và chèn kết quả vào cột dữ liệu đã chọn ở bước 1.

Khi nào sử dụng văn bản trong cột để tách tên trong Excel?

Khi nào sử dụng văn bản trong cột để   tách tên trong Excel   ? Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi bạn có một bảng dữ liệu cố định với cấu trúc ô nhất quán. Ví dụ: tất cả các tên trong danh sách được hiển thị với họ, tên và 1 tên đệm.

Văn bản thành cột là một cách nhanh chóng và hiệu quả để tách họ và tên trong Excel, nhưng nó chỉ thích hợp khi bạn muốn đầu ra là dữ liệu tĩnh. Nếu danh sách tên của bạn có thể thay đổi bằng cách thêm hoặc bớt các giá trị, thì phương pháp sử dụng hàm có thể tối ưu hơn. 

Sau đó tiếp tục tìm hiểu cách tách tên trong Excel bằng hàm ngay dưới đây nhé! Xem thêm: Cách xóa các ký tự đặc biệt trong Excel mà không cần sử dụng hàm  Cách tách tên trong Excel bằng hàm

Các tính năng phân tách dan trong Excel cho phép bạn tách động họ và tên một cách dễ dàng. Trong phần này tôi sẽ giới thiệu các hàm bạn nên sử dụng cho từng cấu trúc dữ liệu cụ thể.

Hàm tách tên trong Excel để lấy họ

Chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu như trên. Tuy nhiên, thay vì tách cả 3 yếu tố họ, chữ đệm và tên thành 3 cột, chúng ta sẽ chỉ lấy họ và điền vào cột B.

Để tách họ trong Excel, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm SEARCH. Công thức của chúng tôi như sau:

= LEFT (A2, TÌM KIẾM (”“, A2) -1)

Trong đó: A2 là ô chứa dữ liệu cần tách theo họ trong Excel.

Tôi sẽ giải thích cách   hoạt động của công thức tách tên trong Excel  .

  • Đầu tiên, hàm TÌM KIẾM xác định vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên giữa các phần của tên trong cột A, tức là ký tự ngăn cách giữa họ và tên đệm.
  • Sau đó, hàm LEFT sử dụng ký tự khoảng trắng để trích xuất tất cả các ký tự đứng trước nó.

Sau khi áp dụng công cụ tách biệt tên họ trong Excel cho tất cả các ô tính, chúng tôi có kết quả cuối cùng như sau:

Bạn có thể sử dụng tên tách hàm công thức trong Excel trên bất kỳ trường hợp nào, kể cả khi danh sách của bạn không chứa têm.Īm. Lý do là bởi vì TÌM KIẾM function luôn xác định đầu tiên khoảng trắng ký tự trong ký tự chuỗi, nghĩa là trắng khoảng ký tự đứng sau chúng.

Time, chúng ta sẽ tìm hiểu các ví dụ nâng cao hơn một chút với tên tách trong Excel bằng chức năng công thức.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết hợp LEFT trích xuất ký tự trong Excel

Tên tách hàm trong Excel để lấy tên

Thay vì lấy họ, bây giờ bạn cần tách tên trong Excel thì phải sử dụng công thức nào? Mình sẽ chia ra 2 trường hợp tương ứng với 2 cấu trúc dữ liệu: Tên đầy đủ bao gồm họ và tên, tên đầy đủ bao gồm họ, tên đệm và tên. Với mỗi trường hợp, chúng ta sẽ sử dụng hàm tách tên trong Excel khác nhau.

Tên đầy đủ bao gồm họ và tên

Trong trường hợp tên đầy đủ trong danh sách của bạn chỉ bao gồm 1 họ và 1 tên, bạn sẽ cần sử dụng hàm RIGHT kết hợp hàm LEN và hàm SEARCH để tạo hàm táchtên trong Excel. Dưới đây là công thức hàm:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(” “,A2))

Trong đó: A2 là ô tính chứa dữ liệu cần tách tên trong Excel.

Thay vì tìm từ bên trái với hàm LEFT để tách tên họ trong Excel, khi cần tách tên, chúng ta sẽ tìm từ bên phải bằng hàm RIGHT.

  • Đầu tiên, hàm SEARCH xác định vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên giữa các phần trong tên ở cột A, nghĩa là ký tự phân tách họ và tên.
  • Sau đó, lấy tổng ký tự của chuỗi văn bản của hàm LEN trừ đi vị trí khoảng trắng của hàm SEARCH để xác định các ký tự còn lại.
  • Cuối cùng, hàm RIGHT trích xuất toàn bộ các ký tự còn lại từ bên phải.

Lưu ý rằng công thức hàm tách tên trong Excel phía trên sẽ chỉ thành công nếu có duy nhất một khoảng trắng trong tên. Nói cách khác, chúng ta chỉ có thể áp dụng công thức với tên đầy đủ bao gồm 2 phần: Họ và tên.

Tên đầy đủ bao gồm họ, tên đệm và tên

Nếu như xuất hiện thêm một tên đệm ở giữa, bạn sẽ không thể tách tên trong Excel bằng công thức hàm RIGHT kết hợp hàm LEN và hàm SEARCH nữa. Nguyên nhân là bởi vì số khoảng trắng phân cách các từ sẽ tăng lên khi ta bổ sung tên đệm.

Xem thêm:  Cách xoay ngang 1 trang giấy trong word 2003 mới nhất

Trong trường hợp bạn có một danh sách tên với họ, tên đệm và tên, bạn sẽ cần đến một công thức phức tạp hơn để tách họ và tên trong Excel.

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))Trong đó: A2 là  ô tính chứa dữ liệu cần tách tên trong Excel.Công thức này có vẻ rất dài dòng và khó hiểu đúng không nào? Vậy thì hãy để mình giải thích cho bạn về cách hoạt động của nó nhé.

  • Đầu tiên, công thức đếm tổng số ký tự khoảng trắng tồn tại trong chuỗi văn bản tại ô A2. Công việc này được thực hiện bằng cách lấy tổng độ dài văn bản tính cả các khoảng trắng trừ đi tổng độ dài văn bản không tính các khoảng trắng.
  • Tiếp theo, hàm SUBSTITUTE lần lượt thế các ký tự khoảng trắng trong văn bản tại ô A2 bằng ký tự “@” (bạn có thể thay ký tự này bằng bất kỳ ký tự đặc biệt nào bạn muốn).
  • Khi tất cả các ký tự khoảng trắng đã được đổi thành ký tự “@”, hàm SEARCH có thể dễ dàng tìm ra vị trí ký tự “@” cuối cùng trong văn bản.
  • Giờ thì tất cả những gì chúng ta cần là trích xuất tất cả các ký tự nằm bên phải ký tự “@” cuối cùng. Hàm RIGHT sẽ giúp chúng ta thực hiện thao tác này.

Và đó là cách chúng ta hoàn thành thao tác tách tên trong Excel bằng các hàm RIGHT, LEN, SEARCH và SUBSTITUTE. Phép kết hợp các hàm tách dữ liệu trong Excel tuy có vẻ phức tạp, nhưng lại là một phương pháp cực kỳ hiệu quả khi dữ liệu của bạn có nhiều thứ cần chia nhỏ.Xem thêm:  Hướng dẫn các ứng dụng của hàm LEN để đếm ký tự trong Excel

Hàm tách tên trong Excel để lấy tên đệm

Khác với các cách tách tên trong Excel để trích xuất họ và tên, cách lấy ra tên đệm có phần rắc rối hơn vì nó nằm ở giữa văn bản. Hãy cùng xem công thức nào sẽ giúp bạn tách tên đệm trong Excel nhé.

Nếu như hàm LEFT được dùng để trích xuất ký tự từ bên trái, hàm RIGHT được dùng để trích xuất ký tự từ bên phải, thì chúng ta sẽ sử dụng hàm MID để trích xuất ký tự ở giữa văn bản. Tuy nhiên, chỉ một mình hàm MID là không đủ, vì chúng ta cần xác định giới hạn của phần được trích xuất nữa. Do đó, hàm tách tên đệm trong Excel sẽ phải lồng thêm hàm SEARCH và hàm SUBSTITUTE.

Dưới đây là công thức giúp chúng ta tách tên đệm trong Excel:

=MID(A2,SEARCH(” “,A2)+1,SEARCH(” “,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,1))-SEARCH(” “,A2))
Trong đó: A2 là  ô tính chứa dữ liệu cần   tách tên đệm trong Excel .Nếu như các bạn đã biết đến hàm tách dữ liệu trong Excel MID thì chắc hẳn bạn đã biết rằng hàm cần vị trí của ký tự bắt đầu trích xuất và số lượng ký tự cần trích xuất. Vậy thì chúng ta thiết lập các tham số này như thế nào?Để xác định điểm bắt đầu của chuỗi ký tự cần trích xuất bằng hàm MID, chúng ta chỉ cần dùng hàm SEARCH để xác định ký tự khoảng trắng đầu tiên trong văn bản tại ô A2.Chướng ngại vật thực sự nằm ở tham số thứ hai: Số lượng ký tự cần trích xuất. Để tìm được tham số này, bạn cần xác định có bao nhiêu ký tự tính từ ký tự khoảng trắng đầu tiên đến khoảng trắng cuối cùng trong văn bản tại ô A2.Tương tự như cách tách tên trong Excel với trường hợp tên đầy đủ gồm họ, tên đệm và tên, chúng ta sẽ sử dụng hàm SUBSTITUTE và hàm SEARCH để đếm số ký tự trong tên đệm, nghĩa là số ký tự cần trích xuất.Như vậy là chúng ta đã hoàn thành công thức hàm MID tách tên đệm trong Excel.Một trong những điểm mạnh của phương pháp sử dụng hàm để tách tên trong Excel là kết quả động. Điều này đồng nghĩa với việc kết quả sẽ tự điều chỉnh nếu như danh sách tên của bạn có bất kỳ thay đổi hoặc thêm bớt các giá trị.Xem thêm:  Giới thiệu hàm MID trong Excel và các ứng dụng của hàmCách tách tên trong Excel bằng Find and Replace

Tính năng Find and Replace đem lại cho thao tác tách tên trong Excel của bạn sự linh hoạt, vì bạn có thể sử dụng các ký tự đặc biệt.

Đầu tiên, mình sẽ giải thích cho bạn về các ký tự đặc biệt này.

Một ký tự đặc biệt (wildcard) là ký tự được dùng để thay thế cho một ký tự thông thường. Giả sử, bạn có thể sử dụng ký tự hoa thị * để đại diện cho một chữ số hoặc chữ cái trong Excel. Như vậy, nếu bạn cần tìm tất cả các tên trong danh sách bắt đầu bằng chữ cái A, hãy sử dụng tính năng Find and Replace với cụm từ tìm kiếm “A*”. Thao tác này sẽ tìm tất cả các ô tính Excel chứa tên bắt đầu với A.

Nếu bạn vẫn còn mơ hồ về ký tự đặc biệt, đừng lo lắng. Hãy tiếp tục đọc bài viết và bạn sẽ hiểu ngay cách hoạt động của các ký tự này đối với cách tách họ và tên trong Excel.

Lưu ý: Trước khi áp dụng Find and Replace, bạn nên tạo một file dự phòng cho trang tính Excel của mình vì quá trình tách họ và tên trong Excel bằng Find and Replace sẽ làm thay đổi dữ liệu.

Cách sử dụng Find and Replace để tách tên họ trong Excel

Chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu dưới đây:

Dưới đây là các bước tách tên họ trong Excel bằng tính năng Find and Replace:

  • Bước 1: Copy dữ liệu ở cột Họ và tên (cột A) sang cột Họ (cột B).
  • Bước 2: Với dữ liệu vừa paste vào cột Họ (cột B), đi đến thẻ Home > nhóm Editing > Find & Select > Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace).
  • Bước 3: Hộp thoại Find and Replace hiện lên. Điền thông tin vào các mục:
    • Find what: * (ký tự khoảng trắng + ký tự hoa thị)
    • Replace with: Bỏ trống mục này
  • Bước 4: Nhấn Replace All để Excel bắt đầu tách tên trong Excel.

Các thao tác trên sẽ loại bỏ toàn bộ phần ký tự đằng sau tên họ trong cột A. Trong bước 3, mình đã điền vào mục Find what ký tự khoảng trắng và đứng sau là ký tự hoa thị. Do dấu hoa thị là ký tự đặc biệt đại diện cho một chữ cái hoặc chữ số nên khi đứng đằng sau ký tự khoảng trắng, Excel sẽ hiểu là: Tìm mọi ký tự nằm sau khoảng trắng đầu tiên trong văn bản.

Bằng cách bỏ trống mục Replace with, mình đã thay toàn bộ các ký tự Excel tìm thấy trong mục Find what bằng khoảng trống. Nói cách khác, mình đã loại bỏ tất cả các ký tự nằm sau khoảng trắng đầu tiên trong văn bản, nghĩa là chỉ giữ lại phần tên họ.

Cách tách tên họ trong Excel bằng Find and Replace sẽ cho bạn nhận được một bảng dữ liệu tương tự trong hình dưới đây:

Tất nhiên, phương pháp này vẫn hoạt động hiệu quả ngay cả khi các tên trong cột A chứa cả họ, tên đệm và tên.

Xem thêm: Cách sử dụng Find and Replace trong Word với các dấu hiệu đặc biệt

Cách sử dụng Find and Replace để tách tên trong Excel

Với bảng dữ liệu phía trên, chúng ta sẽ áp dụng Find and Replace để tách tên trong Excel như sau:

  • Bước 1: Copy dữ liệu ở cột Họ và tên (cột A) sang cột Họ (cột B).
  • Bước 2: Với dữ liệu vừa paste vào cột Họ (cột B), đi đến thẻ Home > nhóm Editing > Find & Select > Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace).
  • Bước 3: Hộp thoại Find and Replace hiện lên. Điền thông tin vào các mục:
    • Find what: * (ký tự hoa thị + ký tự khoảng trắng)
    • Replace with: Bỏ trống mục này
  • Bước 4: Nhấn Replace All để Excel bắt đầu tách tên trong Excel.

Ký tự hoa thị và ký tự khoảng trắng đằng sau trong mục Find what được hiểu là khoảng trắng đằng sau một chữ cái bất kỳ. Như vậy, Excel sẽ tìm tất cả các khoảng trắng đứng sau một chữ cái để loại bỏ chúng.

Khi tất cả các khoảng trắng và các chữ cái đứng trước chúng đã bị cắt đi, kết quả còn lại chính là tên. Vậy là chúng ta đã hoàn thành cách tách tên trong Excel với kết quả như trong hình.

Bất kể độ dài tên trong danh sách gồm bao nhiêu từ, phương pháp Find and Replace kết hợp ký tự đặc biệt đều có thể giúp bạn dễ dàng tách họ và tên trong Excel. Đó chính là sự linh hoạt của phương pháp này.

Cách sử dụng Find and Replace để loại bỏ tên đệm trong Excel

Nếu như bạn muốn loại bỏ tên đệm và chỉ giữ lại họ và tên trong Excel, dưới đây là các bước bạn cần thực hiện.

  • Bước 1: Copy dữ liệu ở cột Họ và tên (cột A) sang cột Họ (cột B).
  • Bước 2: Với dữ liệu vừa paste vào cột Họ (cột B), đi đến thẻ Home > nhóm Editing > Find & Select > Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace).
  • Bước 3: Hộp thoại Find and Replace hiện lên. Điền thông tin vào các mục:
    • Find what: * (ký tự khoảng trắng + ký tự hoa thị + ký tự khoảng trắng)
    • Replace with: Ký tự khoảng trắng
  • Bước 4: Nhấn Replace All để Excel bắt đầu tách tên trong Excel.
Xem thêm:  Cách định dạng ngày tháng trong excel mới nhất

Trong bước 3, chúng ta nhập lần lượt ký tự khoảng trắng, ký tự hoa thị và một ký tự khoảng trắng khác để đại diện cho tất cả các chữ cái nằm giữa 2 khoảng trắng liên tiếp. Excel sẽ thay thế tất cả các ký tự đáp ứng điều kiện trên bằng một ký tự khoảng trắng.
Kết quả là chúng ta đã tách họ và tên trong Excel, đồng thời loại bỏ tên đệm trong danh sách.

Cách tách tên trong Excel bằng Flash Fill

Tính năng Flash Fill được cập nhật kể từ phiên bản Excel 2013 và được biết đến như một tính năng vô cùng hiệu quả khi xử lý các chuỗi văn bản, tất nhiên, không loại trừ thao tác tách tên trong Excel.

Điều quan trọng nhất khi sử dụng Flash Fill để tách họ và tên trong Excel là việc thiết lập một quy luật (pattern) mà Flash Fill có thể nhận dạng. Một khi tính năng đã xác định được quy luật trong dữ liệu, nó có thể giúp bạn tách tên chỉ trong nháy mắt.

Bạn sẽ thấy rõ hơn sức mạnh của Flash Fill trong các ví dụ ngay dưới đây.

Cách sử dụng Flash Fill để tách tên họ hoặc tách tên trong Excel

Chúng ta vẫn sẽ sử dụng bảng dữ liệu ở trong các phần trên.

Chúng ta sẽ sử dụng Flash Fill để tách tên họ trong Excel qua các bước sau:

  • Bước 1: Tại ô B2, điền tên họ tương ứng với tên ở ô A2 là “Nguyễn”.
  • Bước 2: Khi chuyển xuống ô B3, nhập tên họ tương ứng với tên ở ô A3 là “Lê”. Lúc này, bạn sẽ thấy Excel hiện lên một dải tên màu xám ngay dưới vị trí ô tính đang nhập.
  • Bước 3: Hãy lướt qua danh sách để kiểm tra liệu các giá trị đã trùng với yêu cầu chưa và nhanh tay nhấn Enter để Excel tự động điền các giá trị này vào cột B.

Trong ví dụ của chúng ta, khi bạn nhập tên họ vào dòng đầu tiên (ô B2), Flash Fill chưa nhận dạng được quy luật. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu nhập tên họ tại dòng thứ hai (ô B3), Flash Fill ngay lập tức hiểu rằng bạn muốn điền dữ liệu theo quy luật, từ đó hiện lên danh sách gợi ý cho toàn cột.

Nếu bạn kiểm tra danh sách này đúng với những giá trị cần điền, hãy nhấn Enter. Còn nếu các giá trị trong danh sách chưa khớp với yêu cầu, bạn hãy thử nhập thêm một vài dòng nữa để xem Flash Fill có nhận dạng được đúng quy luật tách tên trong Excel không.

Trong một vài trường hợp, bạn có thể không nhìn thấy danh sách giá trị màu xám hiện ra như ở bước 2 của ví dụ. Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy làm theo các bước dưới đây:

  • Bước 1: Điền tên họ vào 2 dòng dữ liệu đầu tiên.
  • Bước 2: Chọn cả 2 ô vừa điền.
  • Bước 3: Đưa con trỏ chuột đến góc phải bên dưới phạm vi đã chọn. Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển sang ký hiệu dấu cộng.
  • Bước 4: Nhấn đúp chuột trái. Thao tác này sẽ tự động điền dữ liệu cho tất cả các ô trong cột. Sau khi thực hiện bước này, khả năng cao bạn sẽ thấy các giá trị được điền hoàn toàn không chính xác với những gì mong đợi.
  • Bước 5: Nhấn vào biểu tượng AutoFill ở góc phải bên dưới phạm vi đã chọn và nhấn Flash Fill.

Các bước này sẽ giúp bạn hiển thị kết quả Flash Fill dựa trên quy luật nó đã xác định. Vậy là bạn đã thành công thao tác tách tên họ trong Excel.
Bạn hoàn toàn có thể áp dụng tính năng Flash Fill để tách tên hoặc tách tên đệm trong Excel. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập dữ liệu vào 2 ô đầu tiên, sau đó nhấn Enter khi Flash Fill đã nhận dạng được quy luật điền dữ liệu.
Xem thêm:  Sử dụng công cụ Flash Fill trong Excel thay thế nhiều công thức

Cách sử dụng Flash Fill để đổi định dạng tên trong Excel

Bạn sẽ phải công nhận rằng Flash Fill là một tính năng cực kỳ thông mình vì nó có thể dễ dàng xử lý các quy luật phức tạp khi tách tên trong Excel. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây. Yêu cầu đặt ra là đổi định dạng tên từ “Nguyễn Văn Bình” thành “Bình, Nguyễn Văn”.

Dưới đây là các bước thực hiện tách họ và tên trong Excel bằng Flash Fill để hoàn thành yêu cầu trên.

Như vậy, tính năng Flash Fill sẽ tự động điền dữ liệu cho cột theo đúng quy luật mà nó đã xác định được. Kết quả định dạng mới được hiển thị như trong hình dưới đây.

Cách sử dụng Flash Fill để loại bỏ hoặc chỉ giữ lại tên đệm trong Excel

Như các ví dụ sử dụng Flash Fill trên, bạn có thể thực hiện các bước tương tự để loại bỏ hoặc chỉ giữ lại tên đệm trong danh sách tên ở cột Họ và tên (cột A).

Dưới đây là chi tiết các bước bạn cần làm để tách tên đệm trong Excel:

  • Bước 1: Tại ô B2, điền “Nguyễn Bình”.
  • Bước 2: Tại ô B3, nhập “Lê Dũng”. Ngay khi bạn nhập ký tự đầu tiên, Excel sẽ hiện ra một danh sách gợi ý các giá trị để điền cho toàn bộ cột B.
  • Bước 3: Kiểm tra các giá trị trong danh sách. Nếu chúng đã khớp với quy luật thì nhấn Enter.

Tại bước 2, Excel sẽ nhận dạng được quy luật tách tên của bạn. Nhờ đó mà tính năng Flash Fill sẽ tự động điền dữ liệu cho cột theo đúng định dạng tại ô B2.  Kết quả định dạng mới được hiển thị như trong hình dưới đây.

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn tách họ và tên trong Excel, đồng thời loại bỏ tên đêm, hãy điền họ và tên vào 2 ô đầu tiên, sau đó áp dụng Flash Fill cho tất cả các ô còn lại trong cột.

Xem thêm: Hướng dẫn cách copy định dạng có điều kiện trong Excel đơn giản nhấtTổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu các phương pháp tách họ và tên trong Excel bằng công thức hàm và các tính năng có sẵn, bao gồm Text to Columns, Find and Replace và Flash Fill. Tất cả các ví dụ chúng ta thực hành trong bài đều có thể được áp dụng với các loại dữ liệu văn bản khác (ví dụ như địa chỉ, tên sản phẩm,…), tùy vào mục đích xử lý dữ liệu của bạn.

Hy vọng kiến thức của bài viết ngày hôm nay đã giúp bạn dễ dàng tách tên trong Excel. Để tìm hiểu thêm về các thủ thuật trích xuất dữ liệu cũng như các bài học khác về Excel, hãy tham khảo các bài viết trong chủ đề Excel trên blog Gitiho nhé.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!



Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ BảnExcel Cơ BảnĐể thảo luận 0 câu trả lờilượt xem 6353 lượt xemVỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

Cách tách họ và tên thành cột riêng trong Excel đơn giản

Hằng Hoàng Thị Thúy 01/11/2021Khi làm việc với Excel, bạn muốn tách riêng cột họ tên ra nhưng bạn không thể ngồi đánh thủ công từng tên từng họ từ người này đến người khác vì thao tác mất thời gian. Bài viết này mình sẽ chia sẻ đến bạn các cách để tách họ và tên trong Excel nhanh chóng và đơn giản ai cũng thực hiện được, hãy cùng theo dõi nhé!Xem nhanh

  • 1. Hướng dẫn nhanh
  • 2. Hướng dẫn chi tiết
  • 1. Hướng dẫn nhanh
  • 2. Hướng dẫn chi tiết
  • 1. Hướng dẫn nhanh
  • 2. Hướng dẫn chi tiết

IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to ColumnsI. Lợi ích II. Tách Họ và Tên bằng Find and Replace 1. Hướng dẫn nhanh 2. Hướng dẫn chi tiết III. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm 1. Hướng dẫn nhanh 2. Hướng dẫn chi tiết IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns 1. Hướng dẫn nhanh 2. Hướng dẫn chi tiết

I. Lợi ích

  • Hướng dẫn 3 cách tách họ và tên.
  • Thao tác nhanh và đơn giản.
  • Thực hiện ngay trong Excel không cần phần mềm hỗ trợ.

II. Tách Họ và Tên bằng Find and Replace

1. Hướng dẫn nhanh

Copy và dán cột Họ và tên sang cột Tên > Nhấn Ctrl + H > Nhấn * (dấu sao và phím cách) vào ô Find > Nhấn Replace all > Nhập công thức vào cột Họ và tên lót > Kéo công thức các ô còn lại.

Xem thêm:  Cách tính tổng hàng ngang trong excel mới nhất

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Copy và dán cột Họ và tên sang cột Tên.

Copy và dán

Bước 2: Bôi đen toàn bộ phần họ và tên cột Tên và nhấn tổ hợp Ctrl + H để mở Find and Replace.

Bôi đen cột Tên và nhấn Ctrl + H

Bước 3: Nhấn * (dấu sao và phím cách) vào ô Find what.

Nhập * (dấu sao và phím cách)

Bước 4: Nhấn chọn Replace all sau đó kéo công thức xuống các ô còn lại.

Nhấn Replace all

Bước 5: Tại cột Họ và tên lót ô C3 các bạn nhập công thức sau: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).

Nhập công thức

Bước 6: Kéo công thức xuống các ô còn lại

Họ và tên sau khi tách

III. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm

1. Hướng dẫn nhanh

Nhập công thức vào cột Tên > Enter > Nhập công thức vào cột Họ và tên lót > Kéo công thức xuống các ô còn lại.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại cột Tên ô C3 bạn nhập công thức sau: =RIGHT(A3;LEN(A3)-FIND(“@”;SUBSTITUTE(A3;” “;”@”;LEN(A3)-LEN(SUBSTITUTE(A3;” “;””))))) sau đó nhấn Enter.

Nhập công thức

Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại của cột Tên.

Kéo công thức xuống các ô còn lại

Bước 3: Bạn nhập vào ô B3 công thức: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).

Nhập công thức vào ô B3 để tách Họ và tên lót

Bước 4: Kéo công thức xuống các ô còn lại cột

Họ và tên sau khi được tách

Lưu ý: Nếu sợ nhập sai công thức, các bạn có thể copy công thức trên chỉ cần thay thế vị trí ô phù hợp là được nhé.

IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns

1. Hướng dẫn nhanh

Tô đen phần Họ và tên > Chọn Data > Text to columns > Chọn ô Delimited rồi nhấn Next> Chọn Space và nhấn Next > Finish.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tô đen cột Họ và tên sau đó chọn Data.

Tô đen Họ và tên sau đó chọn Data

Bước 2: Chọn Text to Columns.

Chọn Text to columns

Bước 3: Chọn ô Delimited rồi nhấn Next.

Chọn Delimited và nhấn Next

Bước 4: Chọn Space và nhấn Next.

Chọn Space và nhấn Next

Bước 5: Chọn Text, phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, ở đây mình chọn ô B3, tức là cột Họ muốn tách ra, rồi nhấn Finish.

Chọn text và nhấn Finish

Sau khi tách ta được bảng sau

Sau khi tách Họ và tên bằng Text to columns

Trên đây là 3 cách tách họ và tên trong Excel đơn giản và phổ biến nhất. Hy vọng bạn sẽ lựa chọn cho mình phương pháp ưng ý nhất để công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn. Để lại bình luận nếu có bất kì thắc mắc nào nhé. Chúc các bạn thành công!12.591 lượt xem

Bạn có làm được hướng dẫn này không? Có  Không

Cám ơn bạn đã phản hồi

Xin lỗi bài viết chưa đáp ứng nhu cầu của bạn. Vấn đề bạn gặp phải là gì?

Đang làm gặp lỗi, không có trong hướng dẫn Đã làm nhưng không thành công Bài viết không đúng nhu cầu Bài viết đã cũ, thiếu thông tin GỬI

3 cách tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất

Bài viết liên quan

  • Tổng hợp 7 hàm làm tròn số trong Excel chi tiết nhất
  • Cách sửa lỗi #VALUE trong Excel
  • VBA là gì? Những điều cơ bản về VBA trong Excel
  • Cách định dạng số trong Excel đơn giản, chi tiết nhất

2 cách tách cột Họ và Tên trong Excel

Khi nhập liệu trong Excel các bạn đã nhập họ và tên đầy đủ của mọi người trong cùng một ô, nhưng sau đó lại cần tách riêng họ tên đệm và tên ra hai ô khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý. Làm sao để tách cột Họ và Tên thành 2 cột Họ và cột Tên riêng biệt? Việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng cũng có nhiều người chưa biết cách làm. Hãy tham khảo cách làm bên dưới của Quản Trị Mạng nhé.1. Tách cột họ và tên trong Excel nhanh nhất

Để tách cột họ và tên trong Excel chuẩn xác nhất bạn làm như sau:

Bước 1: Tại ô C3, bạn nhập công thức =TRIM(B3) > Enter, sau đó kéo công thức xuống hết ô C7. Thao tác này để xóa dấu cách thừa trong họ và tên ban đầu (nếu có).

Bước 2: Bôi đen ô C3 đến ô C7, nhấn Ctrl+C, sang ô B2 nhấn Ctrl+V và V thêm lần nữa (để loại bỏ công thức, chỉ giữ lại họ tên chuẩn). Xóa dữ liệu ở ô C3 đến ô C7 đi.

Bước 3: Sao chép toàn bộ cột họ và tên (cột B) sang cột mới (cột D), cột này sẽ là cột tên sau khi tách.

Bước 4: Bôi đen để chọn toàn bộ phần họ và tên trong cột D.

Bước 5: Nhấn Ctrl + H, nhập (dấu sao và phím cách) vào ô Find What rồi nhấn Replace All.

Bước 6: Trong ô C3 bạn nhập công thức: =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(D3)), bạn thay ô B3 này bằng ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu, D3 là ô đầu tiên chứa tên vừa tách.

Trong đó:

  • Left là hàm cắt chuỗi từ trái qua, cú pháp =LEFT(ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua, số ký tự sẽ cắt)
  • Len là hàm lấy độ dài của chuỗi, cú pháp =LEN(ô chứa chuỗi cần lấy độ dài)

Bước 7: Kéo toàn bộ công thức từ ô C3 xuống hết các ô còn lại.

Lưu ý:

Nếu bạn bị lỗi ở bước 3, không lọc ra được tên, hãy kiểm tra lại cột họ tên ban đầu, chắc chắn rằng dữ liệu nhập vào không có ký tự gì lạ (dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy,…), xóa dấu cách thừa lẫn trong tên.2. Cách tách họ và tên trong Excel bằng cách kết hợp nhiều hàm

Let’s reuse the spreadsheet above.

Step 1:  In cell D3, enter the following formula and press Enter:

=RIGHT(B3,LEN(B3)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(B3,” “,”@”,LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3,” “,””))))))

If you are not familiar with basic functions in Excel such as: Right, Len, Find, Substitute, then you just need to copy the above formula, replace your cell B3 with the cell containing the first and last name you need to split to paste.

Step 2:  Drag the formula down to the remaining cells in column D3.

Step 3:  This step is similar to step 4 of method 1, enter the formula in cell C3:  =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(D3)) , then drag down all the cells.

When dragging the formula down to all cells in column C3, we will successfully separate the Full Name column as follows:

After splitting, but you need to delete column B,  highlight from C2 to the end of D5 , press  Ctrl + C  then  Ctrl+V , click the paste option that appears after pasting, press  V  or select the table icon with number 123 to paste only the value of the Last Name column and the First Name column, now delete column B. If you need to combine the Full Name and Last Name column, don’t forget the previous instructions of Quantrimang.com. Video tutorial to split the full name column in the above 2 ways 3. Split the first name and last name in Excel with the Text to Columns command

Tất nhiên, việc phải nhớ các câu lệnh là một cơn ác mộng đối với chúng ta. Đặc biệt là những câu lệnh dài, khó hiểu, không đơn giản như phần 1 ở trên. Vì vậy, TipsMake.com sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách sử dụng lệnh tự động để tách thông tin họ và tên này.

Đánh dấu cột thông tin cần tách, trong ví dụ này là   C3 – C12, bạn chọn   tab   Data > sử dụng chức năng Text to Columns  như hình bên dưới:

Bước 1 xuất hiện, chọn   ô Delimited  rồi   Next  :

Đến Bước 2, bạn chọn Dấu cách thay vì Tab như ban đầu:

Chuyển đến bước 3 chọn   Văn bản   hoặc vì   Chung   . Phần   đích   là ô chứa thông tin sau khi tách, ở đây tôi chọn ô E3, là cột mà bạn muốn tách. Sau đó nhấp vào   Kết thúc   :

Tuy nhiên, nếu áp dụng công thức này, đối với những tên dài (từ 3 chữ cái trở lên), bạn sẽ chỉ lấy được họ và tên tương ứng với 2 chữ cái đầu tiên. Đối với những tên kiểu Việt Nam như Lê Văn A, phần tên (A) được tách thành một cột khác. Bạn nên lưu ý và cân nhắc vấn đề này:

Trên đây là 3 cách tách thông tin họ và tên dễ dàng, phổ biến trong Excel mà không cần sử dụng các phần mềm hỗ trợ khác.

Chúc may mắn! Khám phá thêm

  • 2 cách để tùy chỉnh thông báo trong Ubuntu
  • 2 cách dễ dàng để thêm tệp AVI và MKV vào iTunes
  • 2 cách sao chép nội dung trên web không cho phép sao chép
  • Cách dễ nhất để chụp ảnh màn hình iPhone cho tất cả các kiểu máy iPhone
  • Cách sửa hàng trong Excel, sửa cột trong Excel
  • 4 bước cơ bản để tô màu dòng thay thế trong Microsoft Excel
  • 4 cách dễ dàng để chặn quảng cáo trong KMPlayer


Video Hướng dẫn tách tên, họ và tên đệm trong excel [Có hình ảnh]

Kỵ Sĩ Rồng hi vọng đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn. Xem thêm các bài viết cùng danh mục . Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết này cho nhiều người được biết. Kỵ Sĩ Rồng chúc bạn ngày vui vẻ

Related Posts