Văn bản cuối cùng mà người soạn thảo là gì? Bạn tìm kiếm thông tin về . Kỵ Sĩ Rồng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn. Hi vọng sẽ hữu ích với bạn. Nào chúng ta bắt đầu thôi

Quy tắc về dấu nháy đơn, viết tắt, chữ ký chính thức – hiểu và sử dụng

14. Tháng 4 năm 2022von

Có những loại chữ ký nào? Làm thế nào để bạn sử dụng các chữ cái đầu, dấu nháy đơn và chữ ký trang trọng? Người ký có trách nhiệm gì đối với văn bản? Bạn có phân biệt được chữ ký chính thức và chữ ký dễ thấy không? Một số quy định khi ký văn bản mới nhất?

In các loại văn bản hành chính thông thường này, thường có nhiều loại chữ ký khác nhau, bao gồm cả dấu nháy đơn, ký tắt và ký tên chính thức. Theo đó, các loại chữ ký này đều có những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng. Vậy các quy định hiện hành về chữ viết tắt, tên viết tắt, chữ ký chính thức như thế nào để sử dụng đúng theo quan điểm pháp luật?

Tư vấn pháp luật ký văn bản: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

– Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn phòng

– Theo Thông tư số 04/2013 / TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức  1. Ký – Có những loại nào?

Thường có hai loại chữ ký cho bất kỳ tài liệu nào: dấu nháy đơn (hoặc chữ viết tắt) và chữ ký chính thức (hoặc thông báo).

1.1. Viết tắt và dấu nháy đơn là gì?

Các văn bản pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể nào về thuật ngữ “chữ ký tắt”, “dấu nháy đơn” hay việc sử dụng loại chữ ký này. Tuy nhiên, các chữ cái đầu / dấu nháy đơn xuất hiện ở một vùng khác và được biểu thị như sau:

Tại Khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016 quy định: “Chữ ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để ký vào văn bản cuối cùng của một bên ký kết.

Ngoài ra, Điều 9 Thông tư số 04/2013 / TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2016 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có quy định:

Xem thêm:   Chữ ký chính thức là gì? Quy tắc ký kết chính thức? Phân biệt từ viết tắt?

“Este. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của nội dung văn bản, dấu nháy / tắt ở cuối văn bản (sau dấu ./.) Trước khi trình thủ trưởng. của cơ quan, tổ chức cơ quan, tổ chức được ký công bố; mức ưu tiên đề xuất; đối chiếu các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định dấu độ mật và người nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định;

2. Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thể thức ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức). tổ chức) và phải khởi tạo / khởi tạo ở vị trí cuối cùng trong “Nơi nhận”.

Như vậy, có thể hiểu dấu nháy đơn (chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được duyệt đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày. hiển thị văn bản.

1.2. Chữ ký chính thức là gì?

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, là chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký bên dưới dòng tiêu đề của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc trong một số trường hợp không cần thiết phải đóng dấu theo quy định của từng đơn vị ban hành văn bản đó  2. Cách sử dụng chữ viết tắt, tên tắt và chữ ký chính thức:

2.1. Viết tắt, dấu nháy đơn:

Dấu nháy đơn là một chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc ở cuối đoạn văn. Một số trích dẫn được ký ở cuối đoạn văn và ở cuối mỗi trang văn bản. Chữ ký viết tắt hay còn gọi là chữ ký viết tắt, tức là người ký sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được chỉ định. yêu cầu một chữ ký.

Trên thực tế, chữ ký nháy mắt có thể xuất hiện ở những vị trí sau:

Chữ ký nháy nằm bên dưới mỗi trang của tài liệu: Chữ ký nháy này xác nhận tính liên tục của tài liệu, người ký nháy ký vào tất cả các văn bản mà mình soạn thảo hoặc tự mình kiểm tra, xem xét nội dung. Việc ký từng trang của tài liệu đối với tài liệu nhiều trang thể hiện tính liên tục của văn bản. Người soạn thảo hoặc người đánh giá có thể tránh được việc bị các tác nhân xấu thay đổi, thêm bớt một số nội dung trong các trang của tài liệu.

Ký nội dung ở dòng cuối cùng của văn bản: Chữ ký này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung đã soạn thảo.

Xem thêm:   Dấu nháy đơn là gì? Quy tắc về dấu lược? Trách nhiệm của người ký?

Chữ ký nháy ở chức danh của người có thẩm quyền hoặc ở người nhận: Chữ ký ở chức danh của người được ủy quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, kiểm tra chính tả hoặc kiểm tra nội dung. trước khi trình người có thẩm quyền để ký chính thức.

* Một số ví dụ về tài liệu cần chữ ký nháy

Mọi văn bản hành chính do cơ quan hành chính nhà nước soạn thảo đều phải có chữ ký, kể cả văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản lưu hành nội bộ của cơ quan, tổ chức. Nó cũng được yêu cầu để có một chữ ký nháy.

Ví dụ:   Công văn, Quyết định, Văn bản pháp luật, Thông báo, v.v.

Đối với doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức, cơ quan hành chính ngoài nhà nước thì không bắt buộc mọi văn bản phải có chữ ký kép. Nhưng cũng có một số tài liệu mà người soạn thảo cũng như những người ký khác cần phải có chữ ký kép ở cuối mỗi trang của tài liệu.

Ví dụ,   hợp đồng có nhiều trang, công văn, thông báo của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản.

2.2. Chính thức ký:

Chữ ký chính thức được ký bên dưới dòng tiêu đề của người ký ở cuối văn bản và có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản. Chỉ người được ủy quyền mới chịu trách nhiệm về chữ ký chính thức.

Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Xem thêm: Nguyên tắc ký nháy? Có cần ký nháy trên các trang của hợp đồng không?

Thực tế, chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định trong cơ quan ban hàn văn bản đó.3. đối với văn bản:

Chữ ký nháy vào văn bản là cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.4. Phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy:

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không.. Tạo CV miễn phí và tìm công việc mơ ước với timviec365.vn

Trên đây là những đặc điểm phân biệt nổi bật nhất giúp chúng ta có thể phân biệt giữa ký nháy và ký chính thức.5. Một số quy định trong việc ký tên:

– Màu mực chữ ký

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu: “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.

Như vậy, khi ký tên vào trong văn bản, phải dùng bút có mực màu xanh và điểm cần lưu ý là không dùng các loại mực dễ phai.

– Các thẩm quyền ký ban hành

Ký thay: tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

Xem thêm:  Lá kinh giới miền nam gọi là gì

Thay mặt: tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách”.

Ký thừa ủy quyền: tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

Ký thừa lệnh: tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

Soạn thảo văn bản là gì? Những bí mật bạn cần phải biết

Tác giả: Nguyễn Loan – 27/11/2019

Mục lục:

  • 1. Tìm hiểu về soạn thảo văn bản
  • 1.1. Khái niệm soạn thảo văn bản
  • 1.2. Chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản hiện nay
  • 2. Dân văn phòng cần phải làm gì với ứng dụng soạn thảo văn bản
  • 2.1. Không sai lỗi chính tả và không sai lỗi đánh máy
  • 2.2. Dồn vào trọng tâm bài viết
  • 2.3. Lựa chọn phông chữ phù hợp
  • 2.4. Chọn kích thước và căn lề chuẩn
Tạo CV trực tuyến

Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2021

March 9, 2020 Quản lý hành chính 278,343 Lượt xem

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực 05/3/2020, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.

Theo đó, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau (từ ngày 15/6/2020 Thông tư 01/2011/TT-BNV sẽ bị bãi bỏ – Xem chi tiết Tại đây):

I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm (Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và các khoảng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải)

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Die Position der Präsentation der Formatkomponenten: Hergestellt gemäß Abschnitt IV, Teil I dieses Anhangs.
7. Textseitenzahl: Getippt ab 1, in arabischen Zahlen, Schriftgröße 13 bis 14, Schriftschnitt vertikal, horizontal zentriert am oberen Textrand, keine Seitenzahl angezeigt ( bisher gemäß Rundschreiben 01/2011/ TT-BNV, dargestellt in der rechten Ecke, unterer Rand ).

(Tổng hợp những điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Xem video hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyên ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(Xem quy định về viết hoa trong văn bản hành chính)
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

(Tải Bộ câu hỏi trắc nghiệm tìm hiểu Nghị định 30 về công tác văn thư)
3. Số, ký hiệu của văn bản
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
b) Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

(Tải slide tuyên truyền Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Sô” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa sô và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không
cách chữ.
d) Sổ, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan
ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Thời gian ban hành văn bản
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Xem thêm:  Mục đích của việc vạch đường chân trời là gì

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới
trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
6. Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy
định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm. Sô thứ tự của phân, chương dùng chữ sô La Mã. Tiêu đê của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Neu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hòặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường họp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tăt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đâu. Trường hợp câp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng (Quy định này nghĩa là cấp phó giao phụ trách khi ký vẫn ghi KT. TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG, không ghi Phó phòng phụ trách như một số đơn vị đã ký như thời gian qua).

Cấp phó phụ trách ký ghi thế nào cho đúng

Nếu đơn đặt hàng được đăng ký quá mức, phải viết chữ viết tắt “TL”. trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Khi ký theo giấy ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ”. trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) chức danh, chức danh và họ tên của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ quyền hạn chính thức của người ký văn bản trong một cơ quan, tổ chức; Không viết các vị trí không được nhà nước quy định (ví dụ: vị trí sếp).
Chức danh trong văn bản do tổ chức tư vấn ban hành là chức danh đứng đầu của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì cung cấp chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với tổ chức tư vấn không được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo Nhà nước ban hành và người đứng đầu Bộ là Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ ( chức danh) và tên cơ quan, tổ chức mà người đứng đầu bộ công tác ở trên họ và tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Không đặt trước họ và tên của người ký với học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc bổ sung quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của đơn vị quân đội nhân dân, tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do thủ trưởng cơ quan quản lý.
d) Hình ảnh và vị trí chữ ký số của người được ủy quyền là hình ảnh chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy có màu xanh lam, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt; Căn chỉnh vị trí của người ký và tên của người ký.
đ) Quyền hạn và chức vụ của các Bên ký kết được quy định tại Ô 7a, Mục IV, Phần I của Phụ lục này; Các chức vụ khác của người ký được ghi tại Ô số 7b Mục IV Mục I của Phụ lục này phía trên họ và tên của người ký văn bản; Các chữ viết tắt của cơ quan chức năng như: “TM”, “Q”, “KT”, “TL”, “TUQ”. quyền hạn, chức vụ của người ký được thể hiện bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đậm.
Chữ ký của người được ủy quyền được thể hiện trong ô 7c, Mục IV, Phần I của Biểu này.

Họ và tên người ký văn bản nêu tại Ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này bằng chữ thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đậm, căn giữa về thẩm quyền và chức vụ của người ký thay,
đóng dấu số 8 và chữ ký số của cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức
a) Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức xuất bản văn bản, trên đó có ký tự Dokut Gökör, nền trong suốt (.png) tương ứng với khoảng 1/3 số hình ảnh chữ ký số của cơ quan bên trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính trở thành như sau
đại diện Văn bản không phải là tệp tin giống với nội dung của văn bản điện tử, văn thư thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đính kèm.
Vị trí: Góc trên bên phải, trang đầu tiên của văn bản đính kèm.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; Giờ chữ ký (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được thể hiện bằng phông chữ Times New Roman, chữ thường, chữ đứng, cỡ 10, màu đen.
c) Con dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được quy định tại Ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
9. Nơi tiếp tân
a) Địa điểm nhận hồ sơ bao gồm: địa điểm tiếp nhận hồ sơ; Vị trí tiếp tân kiểm tra, giám sát, báo cáo, chia sẻ công việc, tìm hiểu lẫn nhau; Người nhận để lưu văn bản.
b) Đối với các tờ khai, tờ trình (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên;  Quy định mới đối với báo cáo cấp dưới gửi cấp trên phải là một trong các báo cáo sau   ) và công văn của người nhận
; của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị và cá nhân có liên quan trực tiếp đến công việc.
Phần thứ hai có từ “tiếp nhận”, tiếp đến là từ “như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác có liên quan tiếp nhận văn bản.
c) Đối với các văn bản khác, nơi nhận gồm từ “nơi nhận” và danh sách cơ quan, tổ chức, đơn vị, người nhận văn bản.

Xem thêm:  Trường trong access có tên tiếng anh là gì

d) Địa chỉ nhận được nêu trong ô 9a và 9b, Mục IV, Phần I của Phụ lục này, bao gồm:
Phần tiếp nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với các tờ trình, tờ trình của cấp dưới, tổ chức gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và đối với công văn): Người nhận văn bản viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, viết dọc; Có dấu hai chấm (:) sau từ “Kính gửi”. Trường hợp văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức, cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân phải viết trên cùng một dòng; Trường hợp văn bản được gửi cho hai hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì tên của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhóm cơ quan, Các tổ chức hoặc cá nhân được liệt kê trên một dòng riêng biệt. Dấu đầu dòng (-), dấu chấm phẩy (;) ở cuối dòng, dấu chấm (.) Ở cuối dòng. Phần người nhận trong trường 9b (áp dụng chung cho tất cả các loại tài liệu): từ “biên nhận” được trình bày trên một dòng riêng (tương đương với từ “quyền hạn và chức vụ của người ký” và sát lề). left), theo sau là dấu hai chấm (:), viết thường, phông chữ 12 điểm, nghiêng, đậm; danh sách từng phần cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân, nhóm cơ quan Tổ chức, đơn vị nhận hồ sơ được ghi trên một dòng riêng, có dấu gạch đầu dòng (-) ở đầu dòng gần lề trái không có chữ “Lưu”, sau dấu hai chấm (:) tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), tên viết tắt của tên thiết bị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản sao, cuối cùng là a). Từ “biên nhận” được trình bày trên một dòng riêng (tương đương với các từ “quyền hạn và chức vụ của người ký” và gần lề trái), theo sau là dấu hai chấm (:), viết thường, Schteriftgrörsivr; danh sách từng phần cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Tên của mỗi cơ quan, tổ chức, Đơn vị, cá nhân hoặc tập thể cơ quan, tổ chức, đơn vị nào tiếp nhận văn bản thì ở một dòng riêng, có gạch đầu dòng (-)). Chỉ (.). Từ “biên lai” được trình bày trên một dòng riêng (tương đương với từ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và gần lề trái), sau dấu hai chấm (:), kiểu chữ in thường, nghiêng 12 đậm; danh sách từng phần cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Tên từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản viết trên một dòng riêng, có dấu gạch đầu dòng (-)). Chỉ (.). Chức danh của người ký ”và ở lề trái) theo sau là dấu hai chấm (:), viết thường, 12 điểm, nghiêng, đậm; danh sách từng phần cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Tên từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản viết trên một dòng riêng, có dấu gạch đầu dòng (-)). Chỉ (.). Chức danh của người ký ”và ở lề trái) theo sau là dấu hai chấm (:), viết thường, 12 điểm, nghiêng, đậm; danh sách từng phần cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Tên của mỗi cơ quan, Tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc từng nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản phải ở trên một dòng riêng, có dấu gạch đầu dòng (-) ở đầu dấu gạch đầu dòng), dòng cuối cùng chứa từ ” Lưu “, theo sau là dấu hai chấm (:) theo sau là chữ viết tắt” VT “, dấu phẩy (,), chữ viết tắt của tên thiết bị (hoặc bộ phận) dấu chấm (.). viết dọc; Tên từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc tập thể cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận văn bản được viết trên một dòng riêng, có gạch đầu dòng (-) ở đầu dòng gần lề trái, bằng dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng chứa từ “Lưu”, theo sau là dấu chấm kép vürgpelolpunkt: “VT”, dấu phẩy (,), tên viết tắt của tên thiết bị (hoặc bộ phận) trình soạn thảo văn bản và số lượng bản sao và cuối cùng là dấu chấm (.). viết dọc; Tên của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản phải ở một dòng riêng, có dấu gạch đầu dòng (-) ở đầu dấu ngoặc kép), dòng cuối chứa từ “Lưu”, theo sau là dấu hai chấm (:), theo sau là từ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,),
III. CÁC THÀNH PHẦN MÔ HÌNH KHÁC
1. Phụ lục
a) Trường hợp tài liệu kèm theo phụ lục thì tài liệu hướng dẫn cho phụ lục đó. Đối với tài liệu có từ hai tệp đính kèm trở lên, các tệp đính kèm phải được đánh số bằng chữ số La Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày trên một dòng riêng, căn giữa, viết thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; Tên tệp đính kèm (nếu có) được căn giữa bằng chữ hoa, 13-14 point, đậm và dọc.
c) Thông tin hướng dẫn kèm theo tài liệu trong mỗi phụ lục ban hành bao gồm: số hiệu, ký hiệu, ngày tháng năm xuất bản tài liệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Văn bản kèm theo ghi chú được căn giữa dưới tên tệp đính kèm, viết thường, 13–14 điểm, nghiêng, cùng phông chữ với văn bản, màu đen.
Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản theo từng phụ lục (số ngày đính kèm văn bản …. tháng …. năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; Trong trường hợp tài liệu điện tử, không cần cung cấp thông tin tại các điểm này.
d) Đối với tài liệu đính kèm có cùng tệp với nội dung văn bản điện tử, Ban Thư ký cơ quan chỉ ký điện tử vào tài liệu, không ký điện tử đối với tài liệu đính kèm. Tệp tin dưới dạng nội dung của văn bản điện tử

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; Giờ chữ ký (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được thể hiện bằng phông chữ Times New Roman, chữ thường, chữ đứng, cỡ 10, màu đen.
d) Số trang của phụ lục được đánh số riêng cho từng phụ lục.
e) Nộp nhanh hồ sơ đính kèm theo quy định tại Phụ lục III của Quy chế này.
2. Dấu độ mật, mức độ khẩn, thông tin về phạm vi phát a) Dấu độ mật Việc đóng dấu và đóng dấu độ mật (Tối mật, Tối mật hoặc Mật), niêm phong tài liệu phục chế, tiền cùng tài liệu. Con dấu độ mật (TOP, TOP SECRET hoặc CONFIDENTIAL) và con dấu của tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của Đạo luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước. Dấu bảo mật được đóng vào ô 10a, Mục IV, Phần I của Biểu này; Dấu của tài liệu thu giữ được đóng tại ô 11 Mục IV Phần I của Phụ lục này.
b) dấu hiệu khẩn cấp
Khi tạo tài liệu có tính cấp thiết, chủ thể hoặc người tạo tài liệu đề xuất mức độ khẩn cấp và trình người ký văn bản quyết định. Tùy theo nhu cầu chuyển phát nhanh mà tính khẩn cấp của tài liệu được phân thành các cấp độ sau: Cấp tốc, Cấp bách, Cấp bách.
Tem khẩn cấp được khắc sẵn ở dạng hình chữ nhật với kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ ‘SPEED’, ‘URGENT’ và ‘URGENT’ được mô tả trong Capital Timestacks, Script New Roman , cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đậm theo chiều dọc và được đặt đối xứng trong một khung hình chữ nhật có viền duy nhất. Tuyên bố khẩn cấp được đóng dấu tại Ô 10b, Mục IV, Phần I của Biểu này. Mực để dập gấp sử dụng màu đỏ tươi.

c) Thông báo
về phạm vi Đối với các tài liệu có phạm vi, đối tượng và mục đích sử dụng hạn chế, hãy sử dụng các Thông báo về phạm vi như “QUAY LẠI KẾT THÚC”, “CÔNG BỐ NỘI BỘ”. Phạm vi của các hướng dẫn phổ biến được quy định trong Hộp 11, Mục IV, Phần I của Phụ lục này, được trình bày ở định dạng cân đối trong khung hình chữ nhật một hàng thẳng, bằng chữ in hoa, Times Newöss, Roman, Phông chữ 14, phông chữ Bigr.
3. Chữ ký của tác giả và số lượng bản
ghi tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, được ghi bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; E-mail; thông tin điện tử; số điện thoại; Số Fax Các mục này được trình bày trong Ô 13, Mục IV, Phần I của Phụ lục này trên trang đầu tiên của tài liệu bằng chữ thường, 11-12 điểm, kiểu chữ đứng, dưới nét liền mảnh. Kéo dài toàn bộ chiều rộng của vùng hiển thị văn bản.

Trên đây là hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình văn bản hành chính năm 20210 theo Nghị định 30/2020 / NĐ-CP về công tác văn thư thay thế quy định về thể thức kỹ thuật đối với Rundokui / 2011 / TT-BNV và Nghị định 09/2010 / NĐ-CP, Nghị định 110/2004 / NĐ-CP về công tác văn phòng)

Phuong Thao


Video Văn bản cuối cùng mà người soạn thảo là gì

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết Văn bản cuối cùng mà người soạn thảo là gì! Kỵ Sĩ Rồng hi vọng đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn. Xem thêm các bài viết cùng danh mục Hỏi đáp. Mọi ý kiến thắc mắc hãy comment bên dưới, chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể. Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết này cho nhiều người được biết. Kỵ Sĩ Rồng chúc bạn ngày vui vẻ